Privacyreglement

Privacyreglement met betrekking tot activiteiten van de Vereniging Humanitas (2020)

Laatst gewijzigd op: 19 april 2020 21:07

 Het bestuur van de Vereniging Humanitas gevestigd te Amsterdam, 

Overwegende: 

dat het doel van de Vereniging Humanitas is om diensten van mens-tot-mens te bieden op de terreinen van welzijn en zorg aan mensen die al dan niet tijdelijk op deze diensten zijn aangewezen; dat de Vereniging Humanitas dit doel realiseert door vrijwilligers te werven en activiteiten te organiseren waarin vrijwilligers deze diensten aan deelnemers aanbieden; dat het voor dit doel noodzakelijk is om persoonsgegevens te verwerken van vrijwilligers en deelnemers van de Vereniging Humanitas die bij de uitvoering van deze activiteiten zijn betrokken; dat het voor een zorgvuldige verwerking van deze persoonsgegevens noodzakelijk is om deze verwerking nader te reguleren; 

In aanmerking nemende:

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zoals deze van toepassing is sinds 25 mei 2018;  

Stelt het volgende reglement vast voor de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot de activiteiten van de Vereniging Humanitas 

Artikel 1. Begripsbepalingen 

Applicatiebeheerder  - De beroepskracht van de Vereniging Humanitas die de bedrijfsprocessen in verband met het verwerken van persoonsgegevens in het bestand bewaakt en in dit verband de beheerders van het bestand aanwijzingen geeft; 

Beheerder  - Degene die op basis van besluiten van het (afdelings-, districts- of hoofd)bestuur en op aanwijzing van de applicatiebeheerder in verband met de uitvoering van een activiteit, persoonsgegevens van deelnemers, uitvoerend vrijwilligers en coördinatoren vastlegt in het bestand en deze beheert, conform de bepalingen van dit reglement; 

Beroepskracht  - Ieder die als werknemer, stagiaire, uitzendkracht, gedetacheerde of zelfstandige tegen betaling en niet op vrijwillige basis werkzaam is voor de Vereniging Humanitas;

Bestand  - De verzameling persoonsgegevens vastgelegd door de Vereniging Humanitas met het oog op de dienstverlening, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze en dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is; 

Betrokkene  - De persoon op wie een persoonsgegeven dat de Vereniging Humanitas heeft vastgelegd in zijn bestand betrekking heeft; 

Bijzondere persoonsgegevens  - Persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, alsmede strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over hinderlijk en onrechtmatig gedrag in verband met een opgelegd verbod en persoonsgegevens over het lidmaatschap van een vakvereniging; 

Consulent 1, 2 of 3 - Beroepskracht die bestuurders van de Vereniging Humanitas adviseert en die tevens leidinggevende is van de beroepskrachten van de Vereniging Humanitas die de taak van coördinator uitvoeren coördinator  degene die de uitvoering van een of meer activiteiten coördineert en gegevens vastlegt m.b.t. deelnemers, vrijwilligers en contacten; 

Deelnemer  - Degene die een of meer diensten van de Vereniging Humanitas afneemt en in dat verband deelneemt aan een of meer activiteiten; 

Derde  - Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de deelnemer, de vrijwilliger, of enig ander persoon die op grond van dit reglement bevoegd is persoonsgegevens te verwerken:

Dienstverlening  - Iedere vorm van het verlenen van diensten aan deelnemers door uitvoerend vrijwilligers namens de Vereniging Humanitas, daaronder ook begrepen diensten die in groepsverband worden geboden, zoals cursorische activiteiten en excursies; 

Persoonsgegevens  - Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon; 

Portefeuillehouder  - Bestuurder van een afdeling of een district die een of meer coördinatoren aanstuurt die deze taak als vrijwilliger uitoefenen; 

Registratiesysteem In Veilige Handen  - Registratiesysteem van de vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk waarin organisaties van vrijwilligerswerk die lid zijn van de vereniging persoonsgegevens kunnen vastleggen van vrijwilligers na gesanctioneerd grensoverschrijdend seksueel gedrag;

Relatiebeheerder  - Degene die zorg draagt voor de beschikbaarheid van de noodzakelijke persoonsgegevens ten behoeve van contacten van de Vereniging Humanitas met deelnemers en vrijwilligers;

Uitvoerend vrijwilliger  - De vrijwilliger die diensten verleent aan een of meer deelnemers; 

Verantwoordelijke  - Het Hoofdbestuur van de Vereniging Humanitas; 

Verwerking van persoonsgegevens  - Elke handeling, of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; 

Vrijwilliger  - Ieder die anders dan als beroepskracht op vrijwillige basis taken uitvoert namens de Vereniging Humanitas, zoals bijvoorbeeld als uitvoerend vrijwilliger, als bestuurslid, als coördinator of als portefeuillehouder; 

Wettelijk vertegenwoordiger  - Degene die het gezag uitoefent over de minderjarige. 

Artikel 2. Doel van de gegevensverwerking 

1. Doel van de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit reglement is het verlenen van diensten van mens-tot-mens op de terreinen van welzijn en zorg aan deelnemers die al dan niet tijdelijk op deze diensten zijn aangewezen. 
2. De Vereniging Humanitas realiseert dit doel door vrijwilligers te werven en activiteiten te organiseren waarin vrijwilligers de in lid 1 genoemde diensten aan deelnemers aanbieden. 

Artikel 3. Toepassingsgebied 

1. Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van deelnemers en vrijwilligers. 
2. Dit reglement is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van beroepskrachten en evenmin op de verwerking van persoonsgegevens van leden en donateurs van de Vereniging Humanitas. 
3. Dit reglement betreft iedere vorm van verwerking van de in lid 1 genoemde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens op papier, digitaal of door middel van foto, video of audio worden verwerkt.  

Artikel 4. Verantwoordelijke 

1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van dit reglement en voor alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de deelnemer. 
2. De verantwoordelijke treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en de volledigheid van de opgenomen persoonsgegevens. 
3. De verantwoordelijke ziet er op toe dat ten aanzien van de beveiliging van de deelnemersgegevens afdoende maatregelen worden genomen.
4. De verantwoordelijke ziet er tevens op toe dat uitsluitend de voor het doel, zoals omschreven in artikel 2, noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij niet langer worden bewaard of anderszins verwerkt dan voor dit doel noodzakelijk is. 

Artikel 5. Verantwoordelijkheid van ieder die gegevens verwerkt 

Ongeacht de verantwoordelijkheden van de verantwoordelijke voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in artikel 4, draagt ook ieder die op grond van dit reglement bevoegd is om persoonsgegevens te verwerken er zorg voor dat de persoonsgegevens die hij verwerkt juist, volledig en ter zake dienend zijn, dat deze gegevens rechtmatig zijn verkregen en dat hij de bepalingen van dit reglement naleeft.  

Artikel 6. Informatieplicht ten aanzien van de betrokkene 

In het eerste contact nadat de betrokkene zich heeft gemeld met een hulpvraag of zich heeft aangemeld voor vrijwilligerswerk, informeert de Vereniging Humanitas de betrokkene over het vastleggen van zijn gegevens in het bestand. De Vereniging Humanitas beschrijft welke gegevens worden vastgelegd, met welk doel dit gebeurt, welke rechten de betrokkene kan uitoefenen ten aanzien van de verwerking van zijn gegevens en tot wie hij zich voor de uitoefening van deze rechten moet wenden. Dit gebeurt door het overhandigen van het privacy statement van de Vereniging Humanitas.  

Artikel 7. De persoonsgegevens die in het bestand worden vastgelegd 

1. De Vereniging Humanitas legt in het bestand alleen die persoonsgegevens vast, die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de activiteiten en een zorgvuldige dienstverlening aan de deelnemer. 

2. Ten aanzien van de deelnemers en vrijwilligers worden vastgelegd: 

• naam, adres, geboortedatum of -jaar, geslacht (M-V-open), contactgegevens;
• de activiteit, of de activiteiten waaraan de deelnemer mee doet of waarvoor de vrijwilliger wordt ingezet; 
• de start en de afsluiting van de dienstverlening aan de deelnemer, alsmede voor zover noodzakelijk, gegevens over de uitvoering en over de resultaten van de dienstverlening; 
• de rol of de rollen die de vrijwilliger vervult en zijn betrokkenheid bij de activiteiten;
• alle andere persoonsgegevens die voor de uitvoering van de dienstverlening aan de deelnemer noodzakelijk zijn;
• van de vrijwilliger die een declaratie indient: bankgegevens.

 

3. Omdat het voor de uitvoering van de dienstverlening noodzakelijk kan zijn om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, wordt altijd expliciet toestemming van de betrokkene gevraagd voor het mogen verwerken van de persoonsgegevens.

4. Indien de deelnemer jonger is dan 16 jaar moet toestemming van, of een machtiging tot toestemming in dit verband worden verleend door de wettelijke vertegenwoordiger(s).

5. In verband met de veiligheid van deelnemers kunnen bijzondere persoonsgegevens omtrent gesanctioneerd grensoverschrijdend gedrag van een vrijwilliger in het bestand worden opgenomen, voor zover dit gedrag is gesanctioneerd op basis van de gedragscode en het tuchtrecht dat op de organisatie en de vrijwilliger van toepassing is in het kader van de deelname van de Vereniging Humanitas in de activiteit “In Veilige Handen”. De vrijwilliger wordt over het vastleggen van deze gegevens geïnformeerd.Gegevens die worden vastgelegd ten behoeve van beleidsvorming, beleidsvoering, beleidsevaluatie en het afleggen van verantwoording worden ontdaan van hun identificerende kenmerken.  

Artikel 8. Toegang tot het bestand 

1. Toegang tot de persoonsgegevens in het bestand hebben, voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening en/of uitvoering van de activiteit:

• de beheerder;
• de coördinator voor zover het betreft gegevens over activiteiten die hij coördineert; 
• de uitvoerend vrijwilliger, voor zover de coördinator hem toegang tot het bestand heeft verleend en het gegevens betreft van deelnemers aan wie hij diensten verleent; 
• de relatiebeheerder; 
• de applicatiebeheerder; 
• beroepskrachten die technische en administratieve taken uitvoeren voor zover hen toegang is verleend door hun leidinggevenden. 

 

2. De personen die op grond van lid 1 toegang hebben tot persoonsgegevens in het bestand, kunnen deze gegevens aanvullen of bewerken, voor zover dit aanvullen of bewerken uit hun taakuitoefening en/of uitvoering van de activiteit voortvloeit. 

Artikel 9. Verstrekken van en inzage geven in persoonsgegevens uit het bestand

1. De beheerder verstrekt desgevraagd aan de consulent en aan de portefeuillehouder persoonsgegevens uit het bestand, voor zover noodzakelijk voor hun taakuitoefening.
2. De beheerder verstrekt aan de coördinator voor de klachtenprocedure, de leden en het secretariaat van de klachtencommissie en ieder die conform de “Afspraken Interne Klachtafhandeling” de interne klachtafhandeling (mede) uitvoert, persoonsgegevens uit het bestand voor zover noodzakelijk voor het behandelen van klachten.
3. De directeur van de Vereniging Humanitas draagt er zorg voor dat in het Registratiesysteem van “In Veilige Handen” persoonsgegevens van een vrijwilliger worden opgenomen indien deze vrijwilliger op basis van de gedragscode en het tuchtrecht die op hem van toepassing zijn, is gesanctioneerd in verband met seksueel grensoverschrijdend gedrag. Over het opnemen van deze gegevens wordt de betreffende vrijwilliger door of namens de directeur van de Vereniging Humanitas geïnformeerd. 
4. Behoudens het bepaalde in lid 2 en lid 3 worden, zonder de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, aan derden geen persoonsgegevens uit het bestand verstrekt, tenzij een acuut gevaar of een ander vitaal belang van de betrokkene, diens gezinsleden of een ander tot deze verstrekking noodzaakt. In dat geval voert de coördinator, indien de veiligheid dit toelaat, vooraf overleg met de betrokkene. De coördinator spant zich in om voor deze verstrekking vooraf schriftelijke toestemming van de betrokkene te krijgen. Indien de toestemming mondeling wordt gegeven, legt de Vereniging Humanitas de verkregen toestemming vast in het bestand. Indien de betrokkene vooraf niet kon worden geïnformeerd, wordt hij zo spoedig mogelijk als de situatie dit toelaat alsnog over deze verstrekking geïnformeerd.
5. Indien sprake is van een voor de Vereniging Humanitas gerechtvaardigd belang in de zin van de AVG kan,  na zorgvuldige afweging tussen het belang voor Humanitas en de belangen van de betrokkene, aan derden inzage worden gegevens in persoonsgegevens uit het bestand. 

Artikel 10. Bewaartermijn van de persoonsgegevens in het bestand 

1. De persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel zoals omschreven in artikel 2.
2. De persoonsgegevens van een vrijwilliger die zijn opgenomen in het bestand, worden in ieder geval verwijderd uiterlijk twee jaar nadat de vrijwilliger niet langer werkzaam is voor de Vereniging Humanitas. De bewaartermijn van twee jaar wordt gerekend vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin de werkzaamheden van de vrijwilliger zijn beëindigd. 
3. De persoonsgegevens van deelnemers die zijn opgenomen in het bestand, worden in ieder geval verwijderd uiterlijk twee jaar nadat zij hun deelname aan een activiteit van de Vereniging Humanitas hebben beëindigd. De bewaartermijn van twee jaar wordt gerekend vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin de deelname door de deelnemer is beëindigd.
4. Ten behoeve van beleidsvorming, evaluatie of het afleggen van verantwoording, kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard dan in dit artikel is aangegeven voor zover deze persoonsgegevens worden ontdaan van hun identificerende kenmerken.  

Artikel 11. Recht op informatie, inzage en afschrift 

1. Iedere betrokkene heeft het recht zich schriftelijk of mondeling tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek om inzage in zijn persoonsgegevens en om informatie over de verwerking van zijn persoonsgegevens.
2. De verantwoordelijke deelt de betrokkene zo spoedig mogelijk mee of persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, worden verwerkt. Indien dit het geval is biedt de verantwoordelijke de betrokkene een volledig overzicht van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand en die op hem betrekking hebben, het doel daarvan, alsmede een overzicht van de personen en instellingen aan wie de verantwoordelijke persoonsgegevens van de betrokkene heeft verstrekt en het doel van deze verstrekking(en). 
3. Het informatierecht zoals in dit artikel omschreven kan worden geweigerd in het belang van de bescherming van de betrokkene, diens gezinsleden of van de rechten en vrijheden van anderen. 
4. De verantwoordelijke deelt de betrokkene zijn afwijzing op het verzoek zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 1 maand. Dat gebeurt schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing. De betrokkene wordt eveneens geïnformeerd over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en beroep in te stellen bij de rechter.

Artikel 12. Correctierecht 

1. Nadat de betrokkene op grond van artikel 11 kennis heeft genomen van de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan hij de verantwoordelijke verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking. 
2. Is de betrokkene het niet eens met een oordeel dat over hem in het bestand is opgenomen, dan kan hij de verantwoordelijke verzoeken zijn eigen verklaring omtrent dit oordeel aan het bestand toe te voegen. 
3. De verantwoordelijke reageert zo spoedig mogelijk doch niet later dan binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk en gemotiveerd op verzoeken zoals bedoeld in lid 1 en 2. 
4. Mocht het verzoek om correctie leiden tot aanpassing of verwijdering van gegevens, dan draagt de verantwoordelijke er zorg voor dat deze aanpassing ook worden doorgevoerd in alle systemen waarin deze gegevens zijn verwerkt en bekend wordt gemaakt aan derden die op grond van dit reglement kennis hebben genomen van deze persoonsgegevens.  

Artikel 13. Vernietigingsrecht (Het recht op vergetelheid)

1. De betrokkene heeft het recht zich schriftelijk tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek gegevens uit het bestand die op hem betrekking hebben te vernietigen.
2. In reactie op het verzoek van de betrokkene vernietigt de verantwoordelijke zo spoedig mogelijk de gegevens die in het bestand zijn opgenomen en op de betrokkene betrekking hebben, tenzij er sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in de AVG. 

Artikel 14. Uitoefenen van rechten door de (wettelijk) vertegenwoordiger(s) 

1. De rechten die een betrokkene op basis van dit reglement kan uitoefenen, worden uitgeoefend door de wettelijke vertegenwoordiger(s) indien de betrokkene nog geen zestien jaar oud is. 
2. Vanaf zestien jaar oefent een betrokkene zijn rechten in het kader van dit reglement zelfstandig uit. 

De bepalingen van dit artikel zijn ook van toepassing bij het informeren van de betrokkene zoals omschreven in artikel 6 en artikel 9 lid 2 en bij het vragen van toestemming voor een verstrekking van gegevens aan een derde zoals omschreven in artikel 9 lid 3. 

Artikel 15. Mandaat van de verantwoordelijke 

De taken van de verantwoordelijke, zoals omschreven in artikel 11, 12, 13 en 14, worden uitgeoefend door de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van de Vereniging Humanitas.  

Artikel 16. Geheimhouding 

Een ieder die op grond van dit reglement kennis neemt van persoonsgegevens van een betrokkene, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet of dit reglement verstrekking mogelijk maakt. 

Artikel 17. Regels met betrekking tot beheer van het bestand 

1. Een ieder die op grond van dit reglement persoonsgegevens van een betrokkene verwerkt, is verplicht er voor zorg te dragen dat afdoende maatregelen worden genomen om te voorkomen dat andere personen dan genoemd in artikel 8 toegang hebben of krijgen tot deze persoonsgegevens of het bestand.
2. Indien andere personen dan genoemd in artikel 8 toch toegang hebben gekregen of hebben kunnen krijgen tot de in lid 1 genoemde persoonsgegevens of het bestand, wordt hiervan zo spoedig mogelijk melding gemaakt overeenkomstig de procedure voor het melden van incidenten. 

Artikel 18. Slotbepalingen 

1. Dit reglement gaat in vanaf 17 april 2020 en kan worden ingetrokken of gewijzigd door een besluit van het hoofdbestuur van de Vereniging Humanitas. 
2. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement Activiteiten Vereniging Humanitas.